Automatisierung

Was lässt sich in meinem Betrieb automatisieren?

Fast immer dieselben drei Sorten Arbeit: das Weiterreichen von Informationen, das Erinnern an Fristen und das Zusammenkopieren von Daten aus einem System ins nächste. Was NICHT geht, ist ebenso vorhersehbar — alles, was eine Entscheidung mit Ermessen verlangt oder wo ein Fehler teuer wird. Diese Seite zeigt, woran Sie geeignete Abläufe im eigenen Betrieb erkennen, und was der ehrliche Aufwand dafür ist.

Zuletzt geprüft am 12. August 2026 · Conexa Digital

Die Lücke, um die es geht

Ein Viertel der deutschen Unternehmen ab zehn Beschäftigten setzt inzwischen KI ein. Aber nur sieben Prozent nutzen sie, um Arbeitsabläufe zu automatisieren oder Entscheidungen vorzubereiten. Die meisten benutzen also ein Werkzeug, das Texte schreibt oder Bilder erzeugt — und lassen den eigentlichen Hebel liegen: die immer gleiche Arbeit, die jeden Tag anfällt und niemanden weiterbringt.

Die drei Sorten Arbeit, die sich lohnen

Wenn ein Ablauf in eine dieser drei Kategorien fällt, ist er ein Kandidat.

Weiterreichen

Eine Anfrage kommt per Formular, jemand liest sie, trägt sie in eine Liste ein, schreibt eine Bestätigung und legt einen Termin an. Vier Schritte, kein einziger davon verlangt eine Entscheidung. Das ist der häufigste und einfachste Fall.

Erinnern

Angebot verschickt, drei Tage später niemand nachgefasst. Rechnung fällig, keiner hat es gemerkt. Wartungstermin überfällig. Fristen zu überwachen ist Arbeit, die ein Mensch schlecht und ein System gut kann.

Zusammenkopieren

Zahlen aus dem Kassensystem in die Buchhaltung, Kundendaten aus dem Formular ins CRM, Bestellungen aus der E-Mail in die Warenwirtschaft. Immer dasselbe Feld an dieselbe Stelle — und trotzdem Handarbeit, weil zwei Programme nicht miteinander reden.

Auffällig ist, was NICHT dabei ist: nichts Kreatives, nichts Beratendes, nichts, wofür man den Kunden kennen muss.

So finden Sie die Kandidaten in Ihrem Betrieb

Eine Woche Beobachtung reicht. Sie brauchen dafür kein Werkzeug und keinen Berater.

1 · Eine Woche mitschreiben
Jedes Mal, wenn Sie oder jemand im Team etwas aus einem Programm in ein anderes übertragen, notieren Sie eine Strichliste. Nur die Tätigkeit und wie lange sie gedauert hat. Nach fünf Tagen sehen Sie, was sich häuft.
2 · Nach Häufigkeit sortieren, nicht nach Ärgernis
Die Tätigkeit, die am meisten nervt, ist selten die teuerste. Zehn Minuten täglich sind im Jahr über vierzig Stunden; eine Stunde einmal im Monat sind zwölf. Die kleine, häufige Arbeit gewinnt fast immer — derselbe Rechenweg wie bei der Frage, was laufende Pflege tatsächlich kostet.
3 · Prüfen, ob eine Entscheidung darin steckt
Fragen Sie bei jedem Kandidaten: Muss hier jemand abwägen? Wenn ja, endet die Automatisierung genau davor — sie bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Das ist kein Rückschritt, sondern die Grenze, an der es sicher bleibt.
4 · Mit dem zweitwichtigsten anfangen
Der wichtigste Ablauf ist der, bei dem ein Fehler am meisten kostet — kein guter erster Versuch. Nehmen Sie den zweiten: relevant genug, dass sich die Arbeit lohnt, harmlos genug, dass ein Fehler nur ärgerlich ist.

Wann Automatisierung die falsche Antwort ist

Vier Fälle, in denen wir abraten — auch wenn es technisch ginge.

Der Ablauf ändert sich ständig. Was heute so und morgen anders läuft, automatisiert man nicht, sondern klärt zuerst.
Es passiert selten. Ein Vorgang, der viermal im Jahr vorkommt, rechtfertigt keine Einrichtung — egal wie lästig er ist.
Ein Fehler wäre teuer und fiele nicht auf. Automatische Rechnungsstellung ohne Kontrolle ist keine Zeitersparnis, sondern ein Risiko.
Der Kunde erwartet einen Menschen. Eine automatisch verschickte Kondolenz oder Reklamationsantwort schadet mehr, als die gesparte Zeit wert ist.

Was die Zahlen sagen

7,0 %

So viele deutsche Unternehmen ab zehn Beschäftigten setzten 2025 KI ein, um Arbeitsabläufe zu automatisieren oder Entscheidungen vorzubereiten. 2023 waren es 3,7 %.

Quelle: Eurostat, Tabelle isoc_eb_ai, Indikator E_AI_TPA, Datenstand 15. Juni 2026. Deutschland, Unternehmen ab 10 Beschäftigten.

21,2 % zu 6,0 %

Der Abstand zwischen groß und klein: Bei Unternehmen ab 250 Beschäftigten automatisiert jedes fünfte, bei 10 bis 49 Beschäftigten jedes siebzehnte. Mehr als das Dreifache.

Quelle: Eurostat, Tabelle isoc_eb_ai, Indikator E_AI_TPA, Deutschland 2025, Größenklassen GE250 und 10-49.

26,0 %

So viele Unternehmen ab zehn Beschäftigten nutzten 2025 überhaupt eine KI-Technologie. Zwischen »KI benutzen« und »damit Arbeit abnehmen« liegen also 19 Prozentpunkte.

Quelle: Eurostat, Tabelle isoc_eb_ai, Indikator E_AI_TANY, Deutschland 2025.

Was es realistisch kostet

Ein einzelner Ablauf — Anfrage kommt rein, wird eingetragen, bestätigt, terminiert — ist typischerweise an einem Tag eingerichtet. Aufwendiger wird es, wenn zwei Systeme verbunden werden müssen, die keine dokumentierte Schnittstelle haben: dann ist der Umweg über Export und Import oft billiger als die saubere Anbindung. Was wir nicht seriös sagen können, ist ein Pauschalpreis pro Ablauf. Die Spanne ist zu groß, und wer sie Ihnen vorher nennt, hat den Ablauf nicht angesehen. Wir schätzen jede Aufgabe vorab schriftlich; Sie geben frei, bevor wir anfangen.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür KI?

Meistens nicht. Die drei genannten Sorten Arbeit — weiterreichen, erinnern, zusammenkopieren — brauchen feste Regeln, keine Intelligenz. KI lohnt sich erst, wenn etwas gelesen und eingeordnet werden muss, etwa: Ist diese E-Mail eine Anfrage oder eine Rechnung?

Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?

Deshalb gehört zu jedem Ablauf ein klar definiertes SLA: Was passiert, wenn ein Schritt nicht klappt? Bei uns landet die Aufgabe dann sichtbar auf einer Liste statt still zu verschwinden. Eine Automatisierung, die im Fehlerfall schweigt, ist gefährlicher als gar keine.

Muss ich meine bestehenden Programme wechseln?

In der Regel nicht. Die meisten gängigen Systeme lassen sich anbinden — ähnlich wie bei der Systemwahl zwischen WordPress und individuellem Bau. Wo das nicht geht, ist die ehrliche Antwort manchmal, dass sich der Ablauf nicht lohnt — nicht, dass Sie ein neues Programm kaufen sollten.

Gehören die Automatisierungen dann mir?

Ja. Wir bauen sie mit n8n, das auf unseren oder Ihren Servern läuft. Bei einer Trennung bekommen Sie die Abläufe als Datei und können sie woanders weiterbetreiben — das Gegenteil eines Vendor-Lock-in. Es gibt keinen Anbieter, der sie Ihnen abschalten kann.

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