Vindico OS

Der Tag in einer Kanzlei beginnt selten mit Jura. Er beginnt mit der Frage, wo etwas ist: die Akte, das letzte Schreiben der Gegenseite, die Notiz aus dem Mandantengespräch. Fristen stehen im Fristenkalender, die Korrespondenz im E-Mail-Postfach, die Akte im Schrank oder in einem Programm, das nur am Kanzleirechner läuft. Wer abends im Termin oder unterwegs etwas nachsehen will, muss zurück ins Büro — oder Kopien mitnehmen, deren Anmerkungen später wieder eingepflegt werden müssen. Und über allem liegt das Wissen, dass eine übersehene Frist kein Schönheitsfehler ist, sondern ein Haftungsfall.

Kanzleisoftware ist über Jahrzehnte gewachsen und trägt diese Geschichte in sich. Viele Programme stammen aus einer Zeit, in der die Papierakte das Original war und der Computer nur half, sie zu verwalten. Mandantenkommunikation, Dokumente, Fristen und Abrechnung leben deshalb oft in getrennten Werkzeugen, verbunden durch Ausdrucke, Anlagen und Abtippen. Das ist nicht die Schuld der Kanzleien — es gab lange schlicht wenig, das alles zusammenführte, ohne mit den besonderen Pflichten des Berufs in Konflikt zu geraten.

Ein System für Kanzleien müsste Mandanten, Akten, Fristen und Kommunikation in einem Zusammenhang führen. Die Akte wäre vollständig digital und von unterwegs erreichbar, mit demselben Stand wie am Schreibtisch. Fristen würden dort erfasst, wo sie entstehen — beim Posteingang, im Schriftsatz — und wären mit der Akte verbunden, statt in einem separaten Kalender zu leben. Und die Kommunikation mit dem Mandanten läge beim Fall, nicht verstreut über Postfächer — wer eine Akte öffnet, sähe den vollständigen Stand, einschließlich dessen, was Kollegen zuletzt bearbeitet haben.

Nirgendwo ist Sorgfalt so unmittelbar haftungsrelevant wie bei anwaltlichen Fristen. Software kann einer Anwältin oder einem Anwalt die Verantwortung dafür nicht abnehmen, und sie sollte es auch nicht suggerieren. Was sie leisten könnte: die in Kanzleien übliche Vier-Augen-Kontrolle technisch abbilden, bei der eine zweite Person jede Frist prüft und bestätigt, und jeden Schritt so festhalten, dass später nachvollziehbar ist, wer wann was geprüft hat. Dazu kommt die Verschwiegenheitspflicht: Mandantendaten verlangen ein Sicherheitskonzept, bei dem kein Zugriff als vertrauenswürdig gilt, bevor er geprüft wurde — das steckt hinter dem Begriff Zero-Trust — und eine Datenhaltung vollständig in der EU.

Vindico OS ist in Entwicklung und noch in keiner Kanzlei im Einsatz. Geplant ist ein System mit mobiler Akte, Vier-Augen-Fristenkontrolle und Zero-Trust-Sicherheit, mit Datenhaltung in der EU und offener Technik ohne Bindung an einen Anbieter. Bevor wir es Kanzleien anbieten, soll es die Anforderungen des Berufsrechts nachweisbar erfüllen — nicht auf dem Papier, sondern geprüft. Wenn Sie den aktuellen Stand erfahren möchten, fragen Sie uns; Sie bekommen eine ehrliche Antwort, auch wenn sie »noch nicht fertig« lautet.