RECUPO OS

Offene Rechnungen sind in vielen Unternehmen ein stilles Dauerthema. Irgendwo liegt eine Liste mit Forderungen, gepflegt neben dem Tagesgeschäft, und niemand weiß auf Anhieb, welche Mahnung wann an wen gegangen ist. Zahlungseingänge müssen von Hand mit offenen Posten abgeglichen werden, Wiedervorlagen geraten in Vergessenheit, und wenn ein Fall doch vor Gericht geht, beginnt die Suche nach Belegen: Wann wurde geliefert, wann gemahnt, was wurde vereinbart? Wer Forderungen bearbeitet, kennt dieses Zusammensuchen aus E-Mail-Postfächern, Aktenordnern und Buchhaltungsprogrammen — und weiß, wie viel Zeit es kostet. Dabei ist die Arbeit selbst klar geregelt; es ist die Verwaltung drumherum, die den Tag frisst.

Das Problem ist gewachsen, nicht gewollt. Die Rechnung entsteht im Buchhaltungsprogramm, die Mahnung als Textvorlage in der Textverarbeitung, die Korrespondenz liegt im Postfach der Sachbearbeiterin, die Zahlung erscheint auf dem Kontoauszug. Vier Orte für einen einzigen Vorgang — und keiner davon zeigt den Fall als Ganzes. Je mehr Forderungen es werden, desto mehr Arbeitszeit fließt in das Zusammentragen von Informationen statt in die eigentliche Bearbeitung.

Ein System für Forderungsmanagement müsste jeden Fall als durchgehenden Vorgang führen: von der offenen Rechnung über die einzelnen Mahnstufen bis zum Zahlungseingang. Mahnläufe sollten nach festen, vorher definierten Regeln laufen, statt davon abzuhängen, ob jemand rechtzeitig daran denkt. Ein Zahllink in der Mahnung würde es dem Empfänger leicht machen, direkt zu zahlen, und der Zahlungseingang würde dem richtigen Fall automatisch zugeordnet — ohne Abtippen, ohne Suchen. Zahlt der Empfänger nicht, stünde der nächste Schritt bereits fest, und wer den Fall öffnet, sähe auf einen Blick, wo er steht: welche Stufe erreicht ist, was versandt wurde, was als Nächstes ansteht.

Worauf es dabei besonders ankommt, ist die Dokumentation. Jeder Schritt — jede versandte Mahnung, jede gesetzte Frist, jeder Zahlungseingang — sollte mit Zeitpunkt festgehalten werden, sodass eine lückenlose Beweiskette entsteht, auf die man sich später berufen kann. Ebenso wichtig ist der Datenschutz: Forderungsdaten betreffen immer auch Personen, und die Datenschutz-Grundverordnung setzt dafür den Rahmen. RECUPO OS ist deshalb mit einer Datenhaltung in der EU geplant, und die Daten gehören dem Unternehmen, das sie einbringt — nicht dem Software-Anbieter.

RECUPO OS ist in Entwicklung und noch bei keinem Kunden im Einsatz. Der geplante Ansatz: ein dokumentierter Prozess von der ersten Mahnung bis zum Zahlungseingang, mit automatisierten Mahnläufen, Zahllink und einer Fallakte, in der jeder Schritt nachvollziehbar bleibt. Die Technik ist offen gewählt, ohne Bindung an einen bestimmten Anbieter, sodass ein Unternehmen seine Daten jederzeit mitnehmen könnte. Wenn Sie wissen möchten, wie weit die Entwicklung ist, sprechen Sie uns an — wir sagen offen, was steht und was noch fehlt.