Hospio OS

Wer ein Hotel oder eine Pension führt, verbringt einen erstaunlichen Teil des Tages nicht mit Gästen, sondern mit Verwaltung. Buchungen kommen über Portale, per E-Mail und am Telefon herein und müssen von Hand in Belegungsplan und Gästeliste übertragen werden. Für jede Buchung über ein Portal wird eine Provision fällig — Geld, das das Haus erwirtschaftet hat und wieder abgibt. Dazu kommen Anfragen, die abends nach der Schicht beantwortet werden, Stammgäste, deren Wünsche in keinem System stehen, und die ständige Sorge, bei all den parallelen Kanälen eine Doppelbuchung zu übersehen.

Dass es so weit gekommen ist, hat Gründe. Die Software-Landschaft der Hotellerie ist über Jahrzehnte gewachsen: ein Programm für den Belegungsplan, eines für die Kasse, die Website beim Webdesigner, die Buchungen bei den Portalen. Die Portale haben früh verstanden, wie wichtig Sichtbarkeit im Internet ist, und sich zwischen Gast und Haus gesetzt. So zahlen Häuser mitunter Provision auch für Gäste, die den Weg direkt zu ihnen gefunden hätten — weil die Buchung über die eigene Website umständlicher ist als die über das Portal.

Ein System, das dieses Problem lösen will, müsste die Direktbuchung so einfach machen wie die Buchung über ein Portal. Es müsste Zimmer, Preise, Buchungen und Gästedaten an einem Ort führen, damit niemand mehr Daten von einer Liste in die nächste überträgt und der Belegungsplan immer den tatsächlichen Stand zeigt. Und es müsste dem Gast auf der Website des Hauses eine Buchung ermöglichen, die ohne Umweg direkt im Belegungsplan landet — provisionsfrei, weil kein Vermittler dazwischensteht. Der Gast bliebe dabei Gast des Hauses, nicht Kunde einer Plattform.

Besonders wichtig ist dabei der Umgang mit Gästedaten. Namen, Aufenthaltszeiten und Zahlungsinformationen gehören zum Sensibelsten, was ein Haus verwaltet, und die Datenschutz-Grundverordnung stellt daran klare Anforderungen. Hospio OS ist deshalb so angelegt, dass die Datenhaltung in der EU liegt und die Daten dem Haus gehören — nicht dem Software-Anbieter. Die Technik ist offen gewählt, sodass ein Haus nicht an einen Anbieter gebunden wäre, wenn es sich später anders entscheidet.

Hospio OS ist in Entwicklung und noch bei keinem Kunden im Einsatz. Als Pilotbetrieb begleitet uns das Landhaus Schend in der Vulkaneifel, an dessen Abläufen wir prüfen, ob das System im Alltag eines echten Hauses trägt. Geplant ist, Zimmerverwaltung, Direktbuchung und Gästekommunikation Schritt für Schritt aufzubauen und erst dann für weitere Häuser zu öffnen, wenn sie im Pilotbetrieb zuverlässig laufen. Wenn Sie den aktuellen Stand wissen möchten, fragen Sie uns — wir sagen ehrlich, was fertig ist und was nicht.