Vindico OS

El día en un despacho de abogados rara vez empieza con derecho. Empieza con la pregunta de dónde está algo: el expediente, el último escrito de la parte contraria, la nota de la reunión con el cliente. Los plazos están en el calendario de plazos, la correspondencia en el buzón de correo, el expediente en el armario o en un programa que solo funciona en el ordenador del despacho. Quien por la tarde, en una cita o de camino, quiere consultar algo, tiene que volver a la oficina — o llevarse copias cuyas anotaciones habrá que incorporar después otra vez. Y sobre todo ello pesa la certeza de que un plazo pasado por alto no es un defecto estético, sino un supuesto de responsabilidad civil.

El software para despachos ha crecido a lo largo de décadas y lleva esa historia dentro. Muchos programas proceden de una época en la que el expediente en papel era el original y el ordenador solo ayudaba a administrarlo. Por eso la comunicación con los clientes, los documentos, los plazos y la facturación viven a menudo en herramientas separadas, unidas por impresiones, anexos y copias tecleadas a mano. No es culpa de los despachos — sencillamente, durante mucho tiempo apenas hubo nada que lo reuniera todo sin entrar en conflicto con los deberes especiales de la profesión.

Un sistema para despachos tendría que gestionar clientes, expedientes, plazos y comunicación de forma interrelacionada. El expediente sería completamente digital y accesible desde fuera, con el mismo estado que en el escritorio. Los plazos se registrarían allí donde surgen — en la entrada de correo, en el escrito procesal — y estarían vinculados al expediente, en lugar de vivir en un calendario aparte. Y la comunicación con el cliente estaría junto al caso, no dispersa por buzones — quien abra un expediente vería el estado completo, incluido lo último que han trabajado los compañeros.

En ningún sitio la diligencia tiene consecuencias de responsabilidad tan inmediatas como en los plazos procesales de la abogacía. El software no puede quitarle esa responsabilidad a una abogada o un abogado, y tampoco debería sugerirlo. Lo que sí podría aportar: reproducir técnicamente el control a cuatro ojos habitual en los despachos, en el que una segunda persona revisa y confirma cada plazo, y registrar cada paso de modo que después sea trazable quién comprobó qué y cuándo. A ello se suma el deber de secreto profesional: los datos de los clientes exigen un concepto de seguridad en el que ningún acceso se considera fiable antes de haber sido verificado — eso es lo que hay detrás del término Zero-Trust — y un almacenamiento de datos íntegramente en la UE.

Vindico OS está en desarrollo y todavía no se utiliza en ningún despacho. Está previsto un sistema con expediente móvil, control de plazos a cuatro ojos y seguridad Zero-Trust, con datos alojados en la UE y tecnología abierta sin vinculación a un proveedor. Antes de ofrecerlo a despachos, debe cumplir de forma demostrable los requisitos del derecho profesional de la abogacía — no sobre el papel, sino verificado. Si quiere conocer el estado actual, pregúntenos; recibirá una respuesta honesta, aunque sea «todavía no está terminado».