RECUPO OS

Las facturas pendientes son en muchas empresas un tema permanente y silencioso. En algún sitio hay una lista de créditos por cobrar, mantenida al margen del negocio diario, y nadie sabe de inmediato qué requerimiento de pago se envió cuándo y a quién. Los ingresos hay que cotejarlos a mano con las partidas abiertas, los seguimientos caen en el olvido y, si un caso acaba en los tribunales, empieza la búsqueda de justificantes: ¿cuándo se entregó, cuándo se reclamó, qué se acordó? Quien tramita créditos conoce ese rebuscar en buzones de correo, archivadores y programas de contabilidad — y sabe cuánto tiempo cuesta. Y eso que el trabajo en sí está claramente regulado; es la administración que lo rodea la que devora el día.

El problema ha crecido solo, nadie lo quiso así. La factura nace en el programa de contabilidad, el requerimiento de pago como plantilla en el procesador de textos, la correspondencia está en el buzón de la tramitadora, el pago aparece en el extracto bancario. Cuatro lugares para un único expediente — y ninguno muestra el caso en su conjunto. Cuantos más créditos se acumulan, más tiempo de trabajo se va en reunir información en lugar de en la tramitación propiamente dicha.

Un sistema de gestión de cobros tendría que llevar cada caso como un expediente continuo: desde la factura pendiente, pasando por las distintas fases de reclamación, hasta el ingreso del pago. Los ciclos de reclamación deberían ejecutarse según reglas fijas definidas de antemano, en lugar de depender de que alguien se acuerde a tiempo. Un enlace de pago en el requerimiento facilitaría al destinatario pagar directamente, y el ingreso se asignaría automáticamente al caso correcto — sin teclear, sin buscar. Si el destinatario no paga, el siguiente paso ya estaría definido, y quien abra el caso vería de un vistazo en qué punto está: qué fase se ha alcanzado, qué se ha enviado, qué toca a continuación.

Lo que aquí importa especialmente es la documentación. Cada paso — cada requerimiento enviado, cada plazo fijado, cada ingreso — debería registrarse con su fecha y hora, de modo que surja una cadena de pruebas sin lagunas a la que poder remitirse más adelante. Igual de importante es la protección de datos: los datos de los créditos afectan siempre también a personas, y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece el marco para ello. Por eso RECUPO OS está previsto con una datos alojados en la UE, y los datos pertenecen a la empresa que los aporta — no al proveedor del software.

RECUPO OS está en desarrollo y todavía no se utiliza en ningún cliente. El enfoque previsto: un proceso documentado desde el primer requerimiento de pago hasta el ingreso, con ciclos de reclamación automatizados, enlace de pago y un expediente en el que cada paso queda trazable. La tecnología es abierta, sin vinculación a un proveedor concreto, de modo que una empresa podría llevarse sus datos en cualquier momento. Si quiere saber en qué punto está el desarrollo, hable con nosotros — le decimos abiertamente qué está construido y qué falta todavía.