Hospio OS

Quien dirige un hotel o una pensión dedica una parte sorprendente del día no a los huéspedes, sino a la administración. Las reservas llegan a través de portales, por correo electrónico y por teléfono, y hay que pasarlas a mano al plan de ocupación y a la lista de huéspedes. Por cada reserva a través de un portal se paga una comisión — dinero que el establecimiento ha generado y vuelve a entregar. A eso se suman las consultas que se responden por la noche, después del turno, los clientes habituales cuyas preferencias no constan en ningún sistema y la preocupación constante de pasar por alto una doble reserva entre tantos canales paralelos.

Que se haya llegado a esta situación tiene sus motivos. El panorama de software de la hostelería ha crecido a lo largo de décadas: un programa para el plan de ocupación, otro para la caja, la página web con el diseñador web, las reservas en los portales. Los portales entendieron pronto la importancia de la visibilidad en internet y se situaron entre el huésped y el establecimiento. Así, hay establecimientos que a veces pagan comisión incluso por huéspedes que habrían llegado directamente a ellos — porque reservar a través de la propia página web es más engorroso que hacerlo por el portal.

Un sistema que quiera resolver este problema tendría que hacer la reserva directa tan sencilla como la reserva a través de un portal. Tendría que gestionar habitaciones, precios, reservas y datos de huéspedes en un solo lugar, para que nadie tenga que copiar datos de una lista a otra y el plan de ocupación muestre siempre el estado real. Y tendría que permitir al huésped reservar en la página web del establecimiento de modo que la reserva llegue directamente al plan de ocupación, sin rodeos — libre de comisiones, porque no hay ningún intermediario. El huésped seguiría siendo huésped del establecimiento, no cliente de una plataforma.

Especialmente importante es el tratamiento de los datos de los huéspedes. Nombres, fechas de estancia e información de pago figuran entre lo más sensible que administra un establecimiento, y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone requisitos claros al respecto. Por eso Hospio OS está concebido de modo que los datos se alojan en la UE y los datos pertenecen al establecimiento — no al proveedor del software. La tecnología es abierta, de modo que un establecimiento no quedaría atado a un proveedor si más adelante decide otra cosa.

Hospio OS está en desarrollo y todavía no se utiliza en ningún cliente. Como establecimiento piloto nos acompaña el Landhaus Schend, en la región de Vulkaneifel, con cuyos procesos comprobamos si el sistema resiste el día a día de un establecimiento real. El plan es construir paso a paso la gestión de habitaciones, la reserva directa y la comunicación con los huéspedes, y abrirlo a otros establecimientos solo cuando funcionen de forma fiable en el piloto. Si quiere conocer el estado actual, pregúntenos — le decimos con honestidad qué está terminado y qué no.